Los formularios se guardan en la base de datos en la que fueron creados y se utilizan para mostrar todos los documentos asociados. Sin embargo, pueden darse ocasiones en las que se envía un documento a una base de datos que no dispone del formulario que fue usado para crear el documento. En estos casos puede diseñar un formulario que se guarde con cada documento que cree. Guardar el formulario con cada documento consume más memoria.

Cuando un usuario abre un documento, IBM® Lotus® Domino(TM) usa estas normas para determinar qué formulario debe utilizarse para mostrarlo:

Condición	Formulario que se usa para mostrar el documento
Si el formulario utilizado para crear el documento está disponible y no existe ningún formulario almacenado en el documento ni ninguna fórmula de formulario	El formulario que fue usado para crear el documento. El nombre del formulario original está almacenado en un campo oculto del documento denominado "Form". Para hallar el valor del campo puede examinar la ficha Campos del cuadro de propiedades del documento.
Si un formulario está almacenado dentro del documento	El formulario almacenado dentro del documento. (Cuando se guarda un formulario en un documento el nombre del formulario se guarda internamente en un campo denominado $Title.)
Si la vista tiene una fórmula de formulario	El formulario se determina por la fórmula de formulario de la vista.
Si el formulario utilizado para crear el documento no está disponible en la base de datos	El formulario predeterminado para la base de datos. Cada base de datos puede tener únicamente un formulario predeterminado, que está señalado mediante una flecha en la lista de formularios.

Almacenamiento de un formulario con cada documento

Guardar el formulario con cada documento permite que éste se visualice correctamente aunque la base de datos en la que se encuentra el formulario se extravíe, cambie de nombre o sea eliminada. Esta opción utiliza más memoria del sistema y puede llegar a ocupar hasta 20 veces más del espacio del disco. Tenga en cuenta que, si decide cambiar el diseño del formulario, no existe un método sencillo para actualizar todas las copias guardadas del formulario. En general, conviene que guarde el formulario en los documentos sólo si:

• La base de datos a la que va a enviar los documentos o en la que los va a pegar no contiene una copia del formulario original.
• La base de datos a la que va a enviar los documentos o en la que los va a pegar no tiene un formulario cuyo nombre o alias coincida con el del formulario original.
• El formulario contiene un objeto OLE incrustado o una suscripción y desea que los documentos muestren cualquier posible cambio que se realice en dicho objeto.
• Ha seleccionado la opción Incluir en el Auxiliar de búsquedas en el cuadro de propiedades del formulario y desea poder efectuar búsquedas en el texto estático del formulario.

Para almacenar un formulario con cada documento

1. Abra el formulario.

2. Seleccione Diseñar - Propiedades del formulario.

3. Haga clic en la ficha Info. formulario.

4. Seleccione la opción Guardar el formulario en el documento y cierre el cuadro de propiedades del formulario.

5. Abra el cuadro de propiedades de la base de datos. En la ficha General, seleccione Permitir el uso de formularios guardados y cierre el cuadro de propiedades de la base de datos.

Sustitución del formulario almacenado

Cuando se guarda un formulario en un documento, el nombre del formulario se guarda en un campo oculto denominado $Title. El resto de la información se guarda en los campos $Info, $WindowTitle y $Body. Si, posteriormente, decide utilizar un formulario diferente para mostrar el documento, puede crear un agente que elimine del documento la información sobre el formulario y que lo asocie con otro formulario distinto.

Uso de campos compartidos en los documentos en los que se almacena el formulario

Si el formulario contiene un campo compartido, éste pasará a ser un campo de un único uso en la copia que se encuentra guardada en el documento. Esto posibilita la utilización del campo incluso cuando se guarda una copia del documento en una base de datos que no contiene la definición del campo compartido. En el formulario original, el campo sigue siendo un campo compartido.

Fórmulas de formulario

Para reemplazar la selección del formulario predeterminado, escriba una fórmula de formulario para una vista particular. Por ejemplo, puede escribir una fórmula de formulario para que, cuando un usuario edite un documento, se use un formulario que muestre todos los campos y para que, cuando un usuario lea un documento, se muestre otro formulario que resecuencialice u omita campos. Puesto que las fórmulas de formulario se aplican únicamente a una vista determinada, los documentos creados en otras vistas no utilizan la fórmula del formulario.

Selección de un formulario predeterminado para una base de datos

1. Abra el cuadro de propiedades del formulario.

2. Haga clic en la ficha Info. formulario.

3. Seleccione Formulario predeterminado.

Alternativas al almacenamiento de formularios

Como alternativa al almacenamiento del formulario en el documento, puede usar el método "Send" de LotusScript para diseñar un formulario que pueda enviarse por correo con el documento. Este método asegura que la base de datos poseerá el formulario correcto para mostrar el documento, pero no necesitará tener la estructura de almacenamiento del formulario con cada documento.

Véase también

Uso de agentes para actualizar los documentos afectados por cambios en el formulario
Actualización de los documentos después de cambiar el diseño de un formulario
Creación de un campo compartido

Glosario