Vistas compartidas

Las vistas compartidas pueden ser utilizadas por los usuarios con acceso de lector o superior a la base de datos. La mayoría de las vistas que se diseñan para las bases de datos son vistas compartidas. Los usuarios con acceso de diseñador o de gerente pueden crear vistas compartidas, así como los editores para los que el gerente ha seleccionado la opción Crear carpetas/vistas personales en la Lista de control de acceso.

Además de las vistas compartidas básicas, puede crear los siguientes tipos específicos de vistas compartidas:

• Compartida: Contiene documentos que no están en otra carpeta
• Compartida: Contiene documentos eliminados (usada junto con Permitir eliminaciones no definitivas en la ficha Avanzadas del cuadro de propiedades de la base de datos).
• Compartida: Privada al usarla por primera vez
• Compartida: Escritorio privado durante el primer uso (guarda las vistas privadas en los archivos desktop.dsk de los usuarios en lugar de en la base de datos).

Una vista de tipo Compartida: Contiene documentos que no están en otra carpeta es útil si normalmente se archivan todos los documentos en carpetas. Con esta vista los usuarios podrán encontrar fácilmente los documentos que no están en carpetas.

Compartida: Contiene documentos eliminados

Una vista de tipo Compartida: Contiene documentos eliminados permite a los usuarios ver una lista de los documentos que se han eliminado de la base de datos. Los usuarios pueden recuperar los documentos eliminados arrastrándolos fuera de la papelera y situándolos en la carpeta que deseen. La utilización de esta vista supone que el gerente de la base de datos ha seleccionado la propiedad Permitir eliminaciones no definitivas de la ficha Avanzadas del cuadro de propiedades de la base de datos. La propiedad Permitir eliminaciones no definitivas permite que los documentos eliminados permanezcan en la base de datos hasta que haya transcurrido un número de horas determinado. El gerente de la base de datos determina este número de horas en la ficha Avanzadas del cuadro de propiedades de la base de datos. Después del tiempo establecido, el documento será borrado de forma permanente de la base de datos.

Compartida: Privada al usarla por primera vez

Una vista de tipo Compartida: Privada al usarla por primera vez, comienza siendo una vista compartida y se hace privada tan pronto como un usuario accede a ella y la guarda. Estas vistas son una forma adecuada de distribuir vistas personales personalizadas a varios usuarios. Habitualmente este tipo de vista se crea utilizando @UserName para personalizar la presentación para cada usuario.

Tenga en cuenta que éste es el único modo de hacer que una vista funcione con @username, dado que la selección de la vista sólo se analiza cuando ésta se genera. Por consiguiente, si Tomás abriera una vista compartida vinculada a @username, se visualizarían todos los documentos de Tomás. Por el contrario, si la vista todavía está abierta cuando Jacinta accede a ella, Jacinta visualizará todos los documentos de Tomás pero no visualizará los suyos. Por lo tanto, para evitar este conflicto, diseñe la vista como Compartida: Privada al usarla por primera vez al utilizar @username en la fórmula de selección.

Una vez que un usuario guarda una vista de este tipo, la copia del usuario de la vista ya no heredará los cambios que se realicen en el diseño. Por ejemplo, si añade una columna a la vista, ninguna de las personas que ya estén utilizando una versión privada de la vista verá la nueva columna. Para obtener los cambios en el diseño, los usuarios deberán eliminar sus versiones privadas de la vista y abrir de nuevo la vista compartida-a-privada.

Las vistas compartidas-a-privadas no son una medida de seguridad, dado que no protegen los datos. Si crea una vista compartida-a-privada que omite determinados documentos, un usuario podrá crear una vista privada que los incluya.

Este tipo de vistas se guarda en la base de datos en tanto en cuanto son compartidas. Después de la primera utilización de la vista, IBM® Lotus® Domino(TM) usa la opción Crear carpetas/vistas personales para determinar el lugar en el que debe guardarla.

Compartida: Escritorio privado durante el primer uso

Si desea que la vista compartida-a-privada se guarde en el archivo desktop.dsk del usuario en lugar de en la base de datos, seleccione al crearla Compartida: Escritorio privado durante el primer uso como tipo de vista.

Vista privadas

Los usuarios pueden crear vistas privadas para organizar los documentos de forma personalizada seleccionando Crear - Diseño - Vista.

Si un usuario dispone de autorización para crear carpetas/vistas privadas en la Lista de control de acceso de la base de datos, las vistas privadas se guardarán en la base de datos. Si carece de la autorización, las vistas privadas se guardarán en el archivo de área de trabajo personal del usuario (desktop.dsk).

Las vistas privadas no están disponibles en Internet.

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